Transformatie van het inkoopproces bij Plegt-Vos

In het bouwproces van Plegt-Vos bestelden uitvoerders de dagelijks benodigde materialen op verschillende manieren, bijvoorbeeld per mail en telefoon. De levering vond plaats op de bouwplaats, de factuur kwam binnen op kantoor.

Voordat een factuur betaald kon worden, moest de uitvoerder hem controleren en accorderen. Facturen gingen daarom vaak fysiek door het land. Het proces had een lange doorlooptijd en een grote foutmarge: weet de uitvoerder nog of er geleverd is wat er besteld was? En wat als die levering niet klopt?

We hebben een ontwerpfase uitgevoerd met alle betrokkenen, onder wie uitvoerders en financieel administrateurs. In de eerste workshop brachten we het huidige proces in kaart en bepaalden we hoe het beter kon. Op basis daarvan ontwierpen we de schermen van de applicatie.

In de tweede workshop lieten we die zien. Doordat proces en applicatie zichtbaar werden, kwamen er veel ideeën los. Met die feedback hebben we het ontwerp aangescherpt en opgeleverd met een demonstratie. In slechts drie weken lag er zo een procesoptimalisatie en een applicatieontwerp.